Oferta pracy!

DOiK-RKiS.210.25.2025.AL
Prezydent Miasta Elbląg ogłasza nabór
na wolne stanowisko urzędnicze
Specjalista / Podinspektor ds. elektronicznego zarządzania dokumentacją
w Departamencie Obsługi Urzędu
w Urzędzie Miejskim w Elblągu, ul. Łączności 1.
1. Warunki pracy:
Miejsce pracy: Urząd Miejski w Elblągu, ul. Łączności 1.
Czas pracy: pełny etat, równoważny system czasu pracy - 40 godzin tygodniowo. W przypadku osób niepełnosprawnych, zgodnie z odrębnymi przepisami. Przewidywany termin rozpoczęcia pracy - lipiec 2025 r.
Stanowisko pracy: praca z przewagą wysiłku umysłowego, w pozycji siedzącej, związana z obsługą urządzeń biurowych i obsługą monitorów ekranowych powyżej 4 godzin, kontakt z interesantami. Konieczność przemieszczania się wewnątrz budynku jak również poza budynkiem. Ze względu na konieczność korzystania z archiwum możliwy kontakt z kurzem.
Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w miesiącu maju 2025 r. w rozumieniu przepisów ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych nie przekroczył 6%.
2. Wymagania niezbędne:
-obywatelstwo polskie - o stanowisko mogą ubiegać się również osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego zgodnie z art. 11 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych;
-wykształcenie wyższe lub średnie;
-co najmniej 3 lata stażu pracy przy wykształceniu średnim;
-doświadczenie w co najmniej jednym z poniższych obszarów:
•wsparcie użytkowników końcowych,
•wdrażanie systemów informatycznych,
•zarządzania systemami informatycznymi,
•przetwarzanie i analiza danych,
•automatyzacja procesów biurowych,
-posiadanie wiedzy na temat systemów klasy EZD;
-znajomość ustaw: o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, o samorządzie gminnym, o samorządzie powiatowym, o pracownikach samorządowych, Kodeks postępowania administracyjnego oraz znajomość rozporządzeń: w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych, w sprawie profilu zaufanego i podpisu zaufanego;
-obsługa komputera - pakiet MS Office, w tym Outlook, Excel, Word;
-umiejętność tworzenia zestawień i wykresów w programie Microsoft Excel;
-umiejętność: tworzenia i redagowania pism/tekstów, stosowania w praktyce przepisów kancelaryjno-archiwalnych;
-samodzielna organizacja pracy, uprzejmość, komunikatywność, otwartość i gotowość do ciągłego pogłębiania wiedzy, obowiązkowość, zaangażowanie, umiejętność współpracy;
-niekaralność za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub za umyślne przestępstwo skarbowe;
-zdolność do czynności prawnych i korzystanie z pełni praw publicznych, nieposzlakowana opinia.
3. Wymagania dodatkowe:
-kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia lub II stopnia lub gotowość podnoszenia kwalifikacji w tym zakresie;
-wykształcenie wyższe o specjalności archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją, lub informatyka;
-staż pracy w administracji publicznej.
4. Zakres wykonywanych zadań na stanowisku:
-określanie kierunków rozwoju systemu informatycznego do elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz proponowanie zmian i modyfikacji;
-koordynacja i kontrola wykonywania czynności kancelaryjnych przez pracowników Urzędu w systemie informatycznym, w tym czuwanie nad rozwojem możliwości prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych;
-wsparcie pracowników komórek organizacyjnych w procesie zmiany sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie z systemu tradycyjnego na elektroniczny;
-prowadzenie szkoleń dla pracowników w zakresie prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych;
-wykonywanie czynności archiwisty w module archiwalnym systemu informatycznego;
-przyjmowanie do archiwum zakładowego dokumentacji tradycyjnej i elektronicznej wytworzonej przez pracowników Urzędu, dokumentacji ze składu chronologicznego oraz dokumentacji elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, której zawartości nie skopiowano do systemu informatycznego;
-inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;
-udostępnianie dokumentacji przechowywanej w składzie chronologicznym oraz akt będących na stanie archiwum zakładowego;
-nadzorowanie przestrzegania zasad w obszarze obsługi zbiorów zarchiwizowanych składów chronologicznych spraw procedowanych elektronicznie zgodnie z zasadami instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej;
-przygotowywanie materiałów archiwalnych, w tym dokumentacji w postaci elektronicznej, do przekazania oraz przekazanie do właściwego archiwum państwowego;
-tworzenie procedur i regulacji wewnętrznych w zakresie realizowanych zadań;
-udział w doskonaleniu narzędzi informatycznych wspomagających zarządzanie dokumentacją;
-udzielanie instruktażu pracownikom Urzędu w zakresie przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania w celu przyjęcia do Archiwum Zakładowego dokumentacji w sposób właściwy.
5. Wymagane dokumenty:
−życiorys (CV) - podpisany przez kandydata;
−kwestionariusz osobowy - dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie - podpisany przez kandydata dostępny w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Elblągu ;
−kopie dokumentów poświadczających wykształcenie;
−kopie świadectw pracy lub zaświadczeń potwierdzających 3 letni staż pracy przy posiadanym wykształceniu średnim (należy potwierdzić okres początkowy i zamknięty zatrudnienia);
−doświadczenie w zakresie wsparcia użytkowników końcowych, wdrażania lub zarządzania systemem informatycznym, lub przetwarzania i analizy danych, lub automatyzacji procesów biurowych należy poświadczyć np.: kopiami świadectw pracy, lub zakresu czynności, lub kopiami umów cywilnoprawnych, lub informacją z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, lub zaświadczeniami o odbytych stażach, praktykach, wolontariacie, lub referencjami itp.;
−oświadczenie o niekaralności za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub za umyślne przestępstwo skarbowe oraz o zdolności do czynności prawnych oraz korzystania z pełni praw publicznych, nieposzlakowanej opinii, zgoda na przetwarzanie danych osobowych - podpisane przez kandydata - dostępne w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Elblągu;
−kandydat, który zamierza skorzystać z uprawnienia, o którym mowa w art. 13a ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych, jest obowiązany do złożenia wraz z dokumentami kopii dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność;
−kopie innych dodatkowych dokumentów o posiadanych kwalifikacjach i umiejętnościach, uprawnieniach.
Wymagane dokumenty należy składać w terminie do 7 lipca 2025 r. z następującą adnotacją: „Nabór na stanowisko Specjalista / Podinspektor ds. elektronicznego zarządzania dokumentacją w Departamencie Obsługi Urzędu w Urzędzie Miejskim w Elblągu ul. Łączności 1, w terminie do dnia 7 lipca 2025 r. ”
- za pośrednictwem operatora pocztowego na adres: Urząd Miejski w Elblągu, ul. Łączności 1, 82-300 Elbląg lub
- składać osobiście w siedzibie Urzędu Miejskiego w Elblągu, ul. Łączności 1 - parter sala nr 100, lub
- za pośrednictwem elektronicznej platformy usług administracji publicznej (ePUAP).
Ważne informacje:
1)Dokumenty, które wpłyną do Urzędu po wyżej określonym terminie nie będą rozpatrywane.
2)W przypadku wysłania dokumentów za pośrednictwem ePUAP wymagane w ogłoszeniu o naborze dokumenty nie mogą być przesyłane jako załączniki w formie skanu. Wszystkie dokumenty muszą być podpisane elektronicznie: kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
3)Tylko kandydaci spełniający wszystkie wymagania niezbędne będą zakwalifikowani do dalszego etapu naboru.
4)Informacja o wyniku naboru będzie umieszczona na elektronicznej tablicy informacyjnej w siedzibie Urzędu przy ul. Łączności 1 oraz opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) Urzędu Miejskiego w Elblągu https://bip.elblag.eu
5)Dokumenty kandydatów nieprzyjętych będą przechowywane przez okres 6 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną w drodze naboru, a w przypadku braku zatrudnienia przez okres 6 miesięcy od dnia ogłoszenia wyniku naboru. W powyższym okresie dokumenty kandydatów nieprzyjętych mogą zostać osobiście odebrane przez zainteresowanych, a po tym terminie zostaną zniszczone przez sekretarza komisji.
6)Dokumenty, które wpłyną do Urzędu po określonym w naborze terminie oraz dokumenty złożone w sposób niezgodny z wymaganiami ogłoszenia o naborze mogą być osobiście odebrane przez zainteresowanych w okresie do 6 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną w drodze naboru. Po upływie tego czasu dokumenty zostaną zniszczone przez sekretarza komisji.